Dokumenty są elementem obecnym w każdej firmie, bez względu na jej branżę i wielkość. Czy zarządzanie nimi polega tylko na odebraniu ich od listonosza bądź kuriera? Absolutnie nie. Jak zatem zarządzać w sposób efektywny firmową dokumentacją?
Sekretariaty niemal każdego dnia odbierają całą masę pism, faktur, zapytań etc. Niejednokrotnie wymagają one wręcz natychmiastowej reakcji, ale zdarza się również tak, że dopiero po kilku miesiącach od otrzymania, dokument jest niezbędny do załatwienia jakiejś sprawy i konieczne jest jego błyskawiczne odszukanie. Część odbieranej korespondencji potrzebuje także udziału kilku osób do załatwienia sprawy. W związku z tym często tworzy się dosyć spore zamieszanie, w takich właśnie sytuacjach dobrym pomysłem okazuje się system elektronicznego obiegu dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
Szybkość
Odpadają zatem skomplikowane procedury, w których pracownik zastanawia się, gdzie i w jaki sposób przydzielić pismo. Optymalne jest za to minimum formalności. Nawet pracownik, który stawia dopiero pierwsze kroki w jednostce, powinien mieć jasność sprawy.
Skuteczność
Choćby cały stos dokumentacji może okazać się zbędny, jeśli firma nie będzie potrafiła przetworzyć i wykorzystać zawartych w nim informacji. Dlatego niezawodna wyszukiwarka to podstawa. Poza tym ważny jest też intuicyjny sposób przydzielania spraw do danej osoby.
Bezpieczeństwo
Informacja jest obecnie jednym z najbardziej strzeżonych elementów każdej firmy. Dlatego dokumentacja przechowywana we właściwy sposób, uniemożliwiający przeciek jakichkolwiek informacji, to bardzo ważny aspekt.
Elastyczność
Każdy biznes otrzymuje i przetwarza cały szereg informacji. Dotyczy to różnych sfer działalności np. dział HR, obieg faktur. Warto, aby wszystkie te moduły były ze sobą zintegrowane, ale też miały możliwość działania niezależnego. Tylko takie połączenie daje gwarancję rozwijania systemu, bez obawy o utratę stabilności.
