Prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest bez wątpienia jednym z najważniejszych procesów prowadzenia każdego przedsiębiorstwa czy też instytucji. Niestety, bardzo często proces ten jest nadmiernie marginalizowany i bagatelizowany przez właścicieli wielu firm, a to właśnie dzięki sprawnemu obiegowi dokumentów zwiększa się efektywność pracy, co z kolei przekłada się na lepsze wyniki finansowego całej organizacji.
Aby prościej i krócej
Obieg dokumentów finansowych w firmie to proces rozpoczynający się od momentu ich przygotowania lub wpływu do struktur przedsiębiorstwa aż do chwili ich zadekretowania i przekierowania do księgowania. Bez wątpienia obieg wszelakich dokumentów, nie tylko finansowych, powinien odbywać się jak najkrótszą i najprostszą drogą. Zapewniają to elektroniczne systemy, które w przeciągu zaledwie kilku sekund są w stanie wygenerować dowolny dokument lub katalog dokumentów i udostępnić go wszystkim działom znajdującym się w firmie.
Niektórzy twierdzą, że elektroniczny obieg dokumentów finansowych to system, który sprawdzą się jedynie w teorii i nie ma funkcjonalnego zastosowania w rzeczywistości. Nic bardziej mylnego. Przy odpowiedniej wiedzy profesjonalistów dostarczających tego rodzaju rozwiązania oraz właściwemu pomysłowi na to, jak skutecznie zorganizować działanie przedsiębiorstwa, elektroniczny obieg dokumentów stanie się kluczowym modułem w funkcjonowaniu każdej organizacji, dostarczając nie tylko pokaźnych korzyści finansowych, ale również zwiększając konkurencyjność takiej firmy.
Obieg dokumentów finansowych w firmie
Elektroniczny obieg dokumentów finansowych przyda się szczególnie w firmach o rozproszonej strukturze geograficznej. Dzięki wdrożeniu takiego systemu nastąpi odczuwalne przyspieszenie przekazywanych w przedsiębiorstwie informacji, a więc wyeliminowanie konieczności przesyłania dokumentów np. z konkretnych oddziałów terenowych do centrali firmy. W takich organizacjach, dzięki workflow, zostaną ujednolicone zasady obiegu dokumentów we wszystkich strukturach firmy, a także będzie łatwiejsza możliwość ich kontroli oraz analizy.
Elektroniczny obieg dokumentów finansowych wspomoże również pracę w przedsiębiorstwach wykorzystujących zamówienia zakupu, przez co zmniejszy się obciążenie pracy administracyjnej, a tzw. e-faktury będą generowane automatycznie bez konieczności angażowania w ten proces dodatkowych pracowników.
Zaawansowany workflow w firmie to przede wszystkim pełna digitalizacja i automatyzacja papierowych faktur, zamówień, ofert, itp., komfort pracy z elektroniczną dokumentacją, mnogość funkcjonalności księgowo-podatkowych, intuicyjność i dostępność do systemu 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, pełna archiwizacja dokumentów oraz możliwość tworzenia elastycznych ścieżek obiegu dokumentów według potrzeb i oczekiwań każdego przedsiębiorstwa. Wszystkie dokumenty w wersji papierowej mogą zostać zeskanowane i wprowadzone do systemu bez większych problemów, natomiast cała korespondencja zarówno przychodząca, jak i wychodząca z firmy może zostać szczegółowo opisana i zarchiwizowana. Takie możliwości daje jedynie profesjonalny system obiegu dokumentów.
